Waarom Excel je marketingproces saboteert (en wat je ervoor terugkrijgt als je stopt)

Het probleem dat iedereen herkent maar niemand oplost

Je kent het scenario. Het is maandagochtend en je marketingteam duikt weer in datzelfde Excel-bestand. Productinformatie, beelden, prijzen, goedkeuringen — alles bij elkaar in een spreadsheet die inmiddels zo groot is dat niemand meer durft te sorteren. Versiebeheer? Dat is de collega die roept: 'Gebruik je wel de laatste versie?'

Je bent niet de enige. Uit recent onderzoek onder marketingprofessionals blijkt dat gebrek aan structuur en beheer van marketing assets het meest genoemde probleem is bij marketingteams. Beelden en teksten zoeken kost te veel tijd. Versiebeheer is een drama. En niemand weet precies of dat ene productbestand nu goedgekeurd is of niet.

De verborgen kosten van 'het werkt toch?'

Excel is fantastisch voor veel dingen. Maar als centraal beheersysteem voor je marketingcontent is het een tikkende tijdbom. De gevolgen zijn vaak onzichtbaar, tot het misgaat. Denk aan een folder met een verkeerde prijs. Een campagne met een verouderd of verkeerd beeld. Of een team dat twee dagen bezig is met het verzamelen van marketing content die eigenlijk al goedgekeurd had moeten zijn.

De cijfers liegen niet: organisaties die een centraal marketing asset management systeem implementeren, besparen gemiddeld 30% aan tijd in hun marketing contentprocessen. Dat is geen klein 'ding'. Het is het verschil tussen een team dat continu achter de feiten aanloopt en een team dat de ruimte en rust heeft om vooruit kan denken.

Wat maakt een goed systeem anders dan een gedeelde map?

Een Digital Asset Management systeem slaat beelden en/of bestanden op. Maar een marketing asset management platform — doet meer dan bestanden opslaan. Het brengt structuur aan in je hele marketing content proces. Van het verzamelen en goedkeuren van productinformatie tot het visueel indelen van je campagne. Alles op een plek, altijd up-to-date, altijd de juiste versie.

Het verschil met een gedeelde map of cloud-folder? Workflow. In een goed systeem weet je precies waar de marketing content staat in het proces: aangeleverd, in review, goedgekeurd, of al live. Geen eindeloze mailtjes meer over 'staat dit al klaar?' of 'welke versie is de definitieve?' Wie zijn marketing assets slim wil beheren, begint bij één centrale bron.

Drie signalen dat jouw organisatie toe is aan verandering

Hoe weet je of je organisatie klaar is om de stap te zetten? Let op deze drie signalen;

Ten eerste: je team besteedt meer dan 20% van de werktijd aan het zoeken, verzamelen of controleren van content. Dat is geen productief werk, dat is overhead.

Ten tweede: je hebt het afgelopen kwartaal minstens een keer een fout in een publicatie ontdekt die te wijten was aan verouderde informatie.

En ten derde: als iemand vraagt 'waar staat de laatste versie?', kan niemand binnen 30 seconden het juiste bestand openen.

Herkenbaar? Dan is het tijd om je marketingassetbeheer serieus onder de loep te nemen.

Je marketingproces stroomlijnen begint hier

Het goede nieuws: je hoeft niet in een keer je hele proces om te gooien. Begin met het centraliseren van je meest gebruikte assets. Breng structuur aan in je bestandsnamen en mappenstructuur. En onderzoek welke tools je kunnen helpen om van chaos naar grip te gaan. Want je marketingproces stroomlijnen hoeft geen groot project te zijn — het begint met de juiste basis en start in kleine stappen.

In onze whitepaper 'De 5 grootste marketingproductie-uitdagingen' lees je precies hoe andere merken deze stap hebben gemaakt en wat het hen heeft opgeleverd.

Download de whitepaper en ontdek hoe je in 5 stappen grip krijgt op je marketingassets.

Leestijd: 5 minuten